На территории РФ создано достаточно большое количество организаций, основной функцией которых является обеспечение безопасности граждан государства и оказание помощи при возникновении чрезвычайных ситуаций.
Сотрудники таких структур, включая весь руководящий состав должны проходить регулярный инструктаж и обучение по вопросам гражданской обороны, обеспечения безопасности при пожарах, наводнениях и возникновении иных чрезвычайных ситуаций.
В журнале обязателен учет посещения занятий, а так же обозначение отсутствующих с указанием причины, по которой сотрудник пропустил занятие. К уважительным причинам могут быть отнесены: болезнь, отпуск, работа.
Журнал должен быть пронумерован и прошит. Срок хранения документа не менее 1 года, то есть до начала следующего периода ежегодного инструктажа и обучения.